GTD无压力高效时间管理技巧

GTD，Getting Things Done的缩写。是一种将繁重超负荷的工作生活方式变成无压力高效的时间管理系统。

在GTD中有最为经典的五个步骤，收集、处理、计划、行动、回顾。

把任何你需要跟踪、记住、或者要做的事情（GTD中称为stuff）全部记录到“收集箱”中：一个收件箱，电子邮箱，磁带，笔记本，PDA等等。把你脑中所有东西都清理出来，放入你的收集设备中，准备进行下一步的处理。每天抽几十分钟收集一下脑中的信息，记录到你的收集设备中。

将你收集到的任何信息进行处理。每个星期至少处理清空一次你的“收集箱”。

处理你的收集箱要遵循的工作流程：

• 从第一条信息开始处理；
• 每次只处理一条信息；
• 不把任何信息放回收集箱；
• 如果任何一项需要做：
  • 马上执行（如果花的时间少于两分钟）
  • 委托别人完成，或者
  • 将它延期
• 否则：
  • 将它存档以便查询
  • 把它删除，或者
  • 为它定义合适的目标与情境，以便下一步执行

两分钟原则：任何事情如果花的时间少于两分钟，那么马上就去执行。两分钟是一个分水岭，这样的时间和正式地推迟一个动作所花的时间差不多。

GTD描述了一个建议的列表集合，你可以用来跟踪需要关注的项目:

• 下一步行动（Next actions）：对于每个需要你关注的事项，定好什么是你可以实际采取的下一步行动。例如：如果“写项目报告”，下一步行动可能会是“给Fire发邮件开个简短会议”，“给Jose打电话问报告的要求”，或者类似的事情。虽然要完成这个事项，可能会有很多的步骤和行动，但是其中一定会有你需要首先去做的事情，这样的事情就应该被记录在“下一步行动”列表上。较好的做法是把这些事项根据能够被完成的“情境”整理分类，例如“在办公室”，“用电话”，“在商场”。分别记录只有在这些地方才可以执行的行动，而当你到这些地点后也就能够一目了然地知道应该做那些工作。
• 项目（Projects）：每个需要多于一个实际的行动才能达到目的的事就是一个“项目”。使用跟踪以及周期性的回顾来确保每个项目都有一个下一步的行动进行下去。
• 等待（Waiting for）：当你已经指派了一个事项给其他人或者在项目进行下去之前需要等待外部的事件。就应当在你的系统当中跟踪以及定期检查是否已经可以采取行动或者一个提醒需要发出。
• 将来/可能（Someday/Maybe）：这些事情你需要在某个点去做，但是不是马上。例如：“学习Python语言”，或者“准备一个假期计划”。

使用下一步行动列表而非日历来记录行动，虽然日历非主要的工具，但是可以用来跟踪预约和委托，提醒某件必须在特定期限内完成的事情等等。

GTD中另外一个关键组织模块是归档系统，一个简单易用的归档系统。通过归档系统，你可以迅速把文件归档和提取你所想要的信息，你可以建立一个收藏你所有要参考资料的档案系统，一个按照字母顺序组织的归档系统或43个文件夹系统（按照12月、31天，共43个文件夹）。可以按标签或者搜索查询档案，如此任何档案几乎可以在一分钟内找到。

回顾是GTD中的一个重要步骤，请按时回顾自己的列表。如果你没有及时整理和回顾每天的信息和行动，那么整个GTD系统就是毫无用处的。通过回顾过去一周的同时，指定未来一周的计划，或者了解项目进度，从而使自己总是走在时间的前面，而不是被动地被安排。

回顾至少以星期为周期，将未处理的信息进行处理，回顾所有的列表，检查可能已经完成的“等待”或“将来/可能”列表中的行动。保证所有的事情都在GTD系统中，井井有条，而且所有的事情都更新到最新的情况。

每周回顾是做：

1. 收集和加工处理所有”材料”；
2. 回顾和检查我们的系统；
3. 更新各类清单；
4. 做到清洁、清楚、实时、完整。

虽然刚开始GTD时，回顾很麻烦，但是千万不要停顿。否则事情的积累，只会让你的整个GTD系统处理过程堵塞，最后使你失败放弃。

列表一旦开始执行就一定要执行到底。现在你可以按照每份清单开始行动了，在具体行动中可能会需要根据所处的环境，时间的多少，精力情况以及重要性来选择清单以及清单上的事项来行动。

在某一时刻，决定做出行动的4个模式：

1. 环境
2. 有多少时间
3. 有多少精力
4. 重要性

评估每日工作的3个模式：

1. 处理事先安排好的工作
2. 处理随时冒出来的事情
3. 定义我们的工作

回顾的6个标准：

1. 生活
2. 3～5年的展望
3. 1～2年的目标
4. 责任范围
5. 当前的工作
6. 目前的行动

如果你把自己的时间都花在组织工作、而不是执行它们，那么这样的系统是个只说不做的无用功系统。前面的步骤都是为了在你做事情的时候，使它变得简单、容易、有趣的话，让你比较不会拖延、或者被太多的琐事所分心。列表一旦开始执行就一定要执行到底。

每个人都想提高效率。可事实上，就好像没有任何机器可以一直用100%的功率运转一样，没有任何人可以一直保持100%有效率。如果你竟然强迫自己一定要如此做的话，你就会像那些用100%的功率运转的机器一样，由于损耗太大而提前报废。

怎样维持高效率？有一个简单的算法：如果满分是100分，还是可以按照黄金分割定律，61.8分是恰好的。因为61.8分以上的成绩，意味着说你必须放弃很多才可以获的。

所以，在做时间预算的时候，一定要留有空间。

• 第一，你必须清楚肯定会有意外事件发生，所以你要留些时间处理这些意外事件；
• 第二，你必须用适当的方法休息、放松，以便恢复良好的状态去做更多的事情。除了工作、学习之外，一定要保证自己有足够的其他正常生活活动。

看看每天你做的事儿里，有多少是尽管无趣但却是非常重要的；有多少是非常有趣但却是不重要的。

拿出你的纸和笔，罗列一下那些尽管无趣、但实际上对你来说非常重要的事情。挑出一件你认为最重要的事儿。

大多数人面临的真正问题并不是这个道理弄不清楚，而是在于无法分辨“真的重要”和“显得重要”，以及“真的紧急”和“显得紧急”。判断一件事情是否真的重要的标准只有一个：是否对你的目标（无论是长期，还是短期）的实现有益。寻找那个能真正对你的目标实现有帮助的任务。

更多可参考： http://www.minezone.org/wiki/MVance/GettingThingsDone